物業管理Ｅ化系統
還記得前些日子，為了能夠更貼近了解客戶的想法，我去拜訪一位熟識的現場物業主管。
到了那邊之後，可以看見這位主管還是一如往昔的忙碌：聯絡廠商、彙整管委會的會議結果、整理財報——甚至是調解清潔人員被住戶投訴的事情。
這些對於物業主管、物業人員來說忙碌且混亂的日常，對我而言都是值得好好記錄下來的素材，畢竟我們的品牌宗旨就是要用軟體和系統來建立有條不紊的社區管理模式。這也正是我們推動物業管理智能化的初衷。
忙了好一陣子後，我終於能夠跟這位物業主管好好聊聊，當時我問他：
「您覺得目前物業管理這個產業面臨最大的挑戰是什麼？是人員流動率嗎？還是社區管理（文書管理、設備管理或廠商管理等）模式有困難？」
就像是打開話匣子那般，這位物業主管開始對這個話題侃侃而談，總結他的內容我大致上把問題歸納出三類，分別是：人、資料和設備
- 人員管理：
首先，他便開門見山的指出：一間物業管理公司在社區案場能不能受到客戶青睞、能不能久留，跟現場的物業人員是否提供好的服務品質有很大的關係。
那現場的物業人員是否能提供好的服務品質則需仰賴人員教育訓練（當然跟個人的素質也有很大的關聯，不過就大方向來說不需要討論到這個部分），服務品質跟教育訓練兩者之間是環環相扣的。
除此之外，住戶的生活品質和社區是否用心維護，有著密不可分的關係，因此成為管委會和社區協力廠商間良好的溝通橋樑也是人員管理中相當重要的一環，此時現場物業主管和人員的溝通協調能力將顯得格外重要。
- 資料管理：
接著這位物業主管又提到：他剛接下這個社區的時候，處理文書資料的電腦中毒了，所以前面一位物業主管並沒有留下任何交接資料給他，包含：- 財務報表
- 社區協力廠商的相關文件
- 管委會會議事項
- 過去一年應施作而未施作的修繕工程
等應交接事項，全部的書面資料都要從零開始自己建檔，再加上他有些年紀了，難度也就更高了。
- 設備管理
這部分與其說是管理設備，不如說現場物業人員應該具備對社區內某些特定設備有基本的操作認知，例如：
分辨受信總機斷線訊號與火警訊號、清水池水位過低來不及等進水，先手動打水…等在突發狀況下，物業人員是否受過相對應的教育訓練，與緊急搶修的效率將有很強烈的正向關係。
除此之外，我們也訪問數位從事社區物業多年的物業主管與人員，了解他們認為這個職場目前正面臨的問題是什麼，並整理如下：
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因物業新進人員流動率高，社區現場需投入較高的時間及人力成本進行教育訓練
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現場設備操作仰賴物業人員經驗傳承，沒有確切的SOP
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社區書面紙本資料難以保存、查閱及交接
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物業主管更換，交接內容不完全，導致部分資料遺失
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社區發生的事沒有完整記錄於工作日誌中並回報給區督導
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工作日誌中的紀錄事項日積月累成厚重紙本，難以快速查閱
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社區協力廠商多、收支項目繁雜，需耗費大量心力整理每月財務報表
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當然，物業管理目前面臨的挑戰不只有上面說的這些，還有許多眉眉角角我無法一一列舉說明，不過我們還是可以發現，大家從業多年的心得大致上都大同小異，而我們的物業Ｅ化管理系統就是為此而生。
說是能夠解決所有的疑難雜症確實太過誇大了，但至少在創造全新的管理模式上，我們的系統有絕對的自信。
那在進入產品介紹之前，想必大家都聽過以下這句耳熟能詳的諺語：
「工欲善其事，必先利其器」
意思是如果想要使成品完美，一定先要有精良的工具，同樣的，如果希望社區管理能夠更加完善，那也必須先取得好的工具，才能達到事半功倍的效果。
以下我將我們的系統特色分為資料管理及設備管理兩個部分：
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特色功能 |
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| 資料 |
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| 設備 |
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我們的訴求，是以 「系統建立標準化作業流程」作為核心目標，研發物業Ｅ化管理系統，為社區和物業所面臨的現況而量身定做的文件及紀錄管理軟體。
當原本複雜的管理模式變得有跡可循，原先讓人感到棘手的新進人員教育訓練、發票紀錄、廠商施工紀錄、財務報表等成堆的文件資料都會變得容易許多。
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